مسؤول إداري

الرمز الوظيفي: Pro- Admin O- 166
ملخص الوظيفة :
المساهمة في ضمان سير العمليات الإدارية اليومية لأنشطة البرنامج بكفاءة وسلاسة، من خلال إدارة وتنظيم الملفات، وإعداد ومتابعة طلبات الشراء والتوظيف، وتوثيق السجلات والحضور، وتنظيم الاجتماعات ومتابعة مخرجاتها، إضافةً إلى تقديم الدعم الإداري اللازم للفرق والأنشطة بما يضمن انسيابية العمل وتحقيق الأهداف التشغيلية للمركز.

المهام والمسؤوليات الرئيسة:

• إعداد وتنسيق خطة المشتريات والتوظيف الخاصة بالبرنامج. 
• إعداد ورفع الطلبات الخاصة بالبرنامج (بما في ذلك طلبات الشراء وغيرها) ومتابعة تنفيذها واستلامها بالتنسيق مع الأقسام المعنية لضمان تلبية احتياجات البرنامج وفق الإجراءات المعتمدة. 
• أرشفة جميع الملفات والوثائق الخاصة بالبرنامج. 
• إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية الخاصة بالبرنامج باللغتين العربية والانكليزية وفق توجيهات منسق البرنامج . 
• متابعة احتياجات المراكز ضمن البرنامج من القرطاسية والمستلزمات التشغيلية بشكل دوري 
•  المساهمة في تجهيز طلبات التوظيف ومتابعتها مع قسم الموارد البشرية. 
• المساهمة في إكمال إجراءات التعاقد مع المدربين والموظفين وتوقيع التايم شيت والتحديثات الإدارية المتعلقة بهم. 
• تنظيم الاجتماعات الخاصة بالبرنامج وإعداد محاضر لها ومتابعة تنفيذ النقاط المتعلقة بها. 
• إعداد التقييمات الخاصة بالبرنامج واستخلاص التقارير وتحليل نتائجها بدقة. 
• استقبال الزوار والمستفيدين وتوجيههم حسب الحاجة. 

المؤهلات والخبرة المطلوبة:

• شهادة جامعية في الإدارة أو مجال ذي صلة. 
• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل الإداري أو السكرتارية أو الدعم اللوجستي.
• مهارات ممتازة في التنظيم والتوثيق والمتابعة.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• قدرات مثبتة في التواصل الفعّال والعمل ضمن فريق.
• التزام عالي بالدقة والمواعيد والسرية في العمل.
• مهارة عالية في التحرير والصياغة باللغة العربية.
• القدرة على التحدث بطلاقة باللغة الإنجليزية.
• مهارات قوية في التنسيق والمتابعة مع فرق عمل متعددة، مع القدرة على أداء المهام بفعالية والعمل تحت الضغط.