مسؤول إداري في إدارة الخدمات الطبية

المسؤول الإداري لبرنامج دمج الإعاقة والعلاج الفيزيائي

القسم: إدارة الخدمات الطبية – البرامج الصحية التخصصية
الموقع: المركز الرئيسي – الهلال الأحمر العربي السوري - دمشق/ أبو رمانة
التبعية الوظيفية: منسق برنامج دمج الإعاقة والعلاج الفيزيائي
الهدف العام للوظيفة:

• تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لجميع مكونات برنامج دمج الإعاقة والعلاج الفيزيائي من خلال متابعة الأرشفة
• تجهيز التحضيرات الإدارية واللوجستية للأنشطة والتدريبات
• إدارة المراسلات والوثائق مع المراكز والفروع لضمان سير العمل بسلاسة

 

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• أرشفة جميع الملفات والمستندات الفنية والإدارية الخاصة بمراكز إعادة التأهيل، الفرق الجوالة، وجلسات الدمج والتوعية.
• متابعة تدفق المراسلات والتقارير من وإلى الفروع والمراكز وضمان اكتمال الوثائق المطلوبة وفقًا لمتطلبات البرنامج.
• تجهيز التحضيرات الإدارية واللوجستية للتدريبات (دعوات، جداول حضور، أوراق تدريبية، لوازم قرطاسية).
• تنسيق الحجوزات والنقل عند الحاجة لفرق العمل الميدانية أو المشاركين في الأنشطة المركزية.
• متابعة تسليم الفواتير والمطالبات المالية الخاصة بأنشطة البرنامج بالتنسيق مع الإدارة المالية.
• تحديث قواعد البيانات الخاصة بالمستفيدين، المشاركين في الأنشطة، وأي بيانات داعمة للبرنامج.
• إعداد مسودات المراسلات الإدارية والتقارير الداعمة حسب توجيهات المنسق والمسؤول الفني.
• رفع تقارير المتابعة الإدارية الدورية للمنسق لضمان وضوح الوضع التنفيذي.
• تقديم الدعم الإداري أثناء زيارات المراجعة أو التدقيق الخارجي عند الحاجة.
• القيام بأي مهام إدارية أخرى ضمن نطاق العمل يكلف بها من قبل منسق البرنامج.

 

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• شهادة معهد متوسط أو شهادة جامعية في الإدارة، السكرتاريا، أو أي مجال إداري أو محاسبي ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل الإداري ضمن برامج أو مشاريع مجتمعية، ويفضل ضمن منظمات إنسانية.
• مهارات عالية في الأرشفة وتنظيم الملفات الورقية والرقمية.
• معرفة جيدة بإجراءات التحضير اللوجستي والإداري للأنشطة والتدريبات.
• إجادة استخدام الحاسوب وبرامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• مهارات تواصل قوية وقدرة على العمل ضمن فريق متعدد المهام.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى مناسب (قراءة وكتابة).
• الالتزام بالمعايير الإنسانية وأخلاقيات العمل الإداري.

تنويه هام:
تقديم السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية وبصيغة PDF حصراً